ビルやマンションの清掃は、清掃範囲が広く素人では対応しきれない汚れが発生する場合もあるので、外注する企業やオーナーは多いでしょう。清掃業者に依頼する際に気を付けたいのがセキュリティ対策です。清掃を外注するということは、外部の人間をマンションの敷地内やオフィスに入れるということ。

すると、企業の秘密漏洩や盗難などのリスクが発生してしまいます。問題が起きる可能性はほとんどないとはいえ、ゼロではありません。トラブルを避けるためにも、セキュリティ対策はしっかりと行うべきです。今回は清掃業者に外注する際のセキュリティ対策をご紹介します。

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清掃業者に外注する際のセキュリティ対策6つ

清掃業者に依頼する際に行っておきたい6つのセキュリティ対策をご紹介します。

リスク管理を行っている信頼できる業者を選ぶ

まずは清掃会社の就業規則や労働条件誓約書をチェックして、リスク管理をしっかりと行っているか確認しましょう。規則がきちんと定められていない、盗難など問題を起こした際の処理についての誓約がない会社では、トラブルが起きた際にいい加減な対応をされてしまう可能性があります。

清掃の様子を見られるようにしておく

清掃を業者に依頼する際、従業員の集中をそがないために人が少ない時間や夜間に実施してもらうケースがあります。また、オーナーが離れた場所に住んでいるマンションなどの掃除では、清掃の様子を見る人が誰もいないことも少なくありません。

しかし、誰もいない状態では問題が起こった際に原因究明ができず、うやむやになってしまうことも。なるべく人がいない時間の依頼は避ける、監視カメラを設置するなどして、清掃の様子を確認できるようにしましょう。

清掃のスケジュールをあらかじめ決めておく

清掃のスケジュールを決めておくこともセキュリティ対策として有効です。例えば、10時から12時まではエントランスを、12時から15時まではオフィスを清掃するというように決めておけば、想定通りの動きをしていない場合に、すぐ確認することができます。

入館用のカード・証明書を発行する

もしも泥棒や産業スパイが清掃員に化けていた場合、建物に入館する際のチェックが何も無いと簡単に侵入されてしまいます。清掃業者に依頼する際は入館用のカードや証明書を発行するなどして、それらを持たない人は入館できないようにしましょう。

業務に関わる書類・パソコンを放置しない

オフィスの清掃を依頼する場合、業務に関わる書類を机の上に置いたままにしたり、パソコンを放置したりしないようにしましょう。社内機密を盗もうと考えているわけではなくても、清掃員が情報をついうっかり見てしまったり、それを社外の人間に漏らしてしまったりすれば情報漏洩になります。

書類は施錠できる棚にしまう、パソコンはパスワードを設定して内容を見られないようにするなど、情報管理は徹底的に行いましょう。

従業員に貴重品を職場に置きっぱなしにしないように伝える

貴重品類は人が簡単に触れられない場所にしまったり、肌身離さず持ち歩いたりするようにスタッフに注意喚起しましょう。

清掃を外注する場合はセキュリティ対策を徹底して

清掃の外注化は、建物の美観維持、従業員・オーナーの負担軽減など様々なメリットがあります。しかし、その一方でセキュリティ面のリスクは僅かと言えど発生するので、注意が必要です。清掃員に悪気はなくても、ついうっかり社外秘密事項を見てしまうというようなこともあります。

また、清掃員以外の人間が盗難などのトラブルを起こしても、誰も現場を見ていなかった、清掃員の動きを把握していなかったなどの理由から、清掃員を疑わざるおえない状況になってしまう場合もあります。このようなトラブルを避けるためにも清掃を業者に依頼する際はセキュリティ対策をしっかりと行うようにしましょう。