オフィス清掃を業者に依頼する際、トラブルを避けるためにはしっかりと事前に確認や準備を行うことが大切です。そこで今回は、オフィス清掃を外注する際の確認事項や、清掃会社とのトラブルを避けるための方法について詳しくご紹介します

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オフィス清掃に関する確認事項！

まずは、オフィス清掃を依頼する際の確認事項についてご紹介します。 

セキュリティ対策について

オフィス清掃を外注することが決まったら、まずは社内のセキュリティ対策について確認が必要です。清掃業者をオフィス内に入れるということは、社員でない人が出入りするということにもなります。どんなに社員教育をしっかりと行いスタッフに守秘義務を課している清掃会社であっても、情報漏洩や盗難が絶対に起きないという確証はありません。

そのため、リスクに備えて対策をとることが大切です。機密情報の取り扱いについて、席を離れる際のパソコンロックについてなど、社員全員がセキュリティ意識を高められるよう周知徹底を行いましょう。

清掃範囲の確認

オフィス清掃を依頼する業者が決まったら、清掃範囲について細かく確認しておきましょう。清掃の範囲は業者によって少しずつ異なります。そのため、見積もりの時点で清掃範囲がどこまで含まれているのかを細かく決めておくのがポイントです。また、金額をできるだけ抑えたいという方は、清掃箇所を本当に必要な場所のみに絞ることで予算を抑えることが可能になります。

清掃時間の確認

オフィス清掃を業者に依頼する場合には、時間帯についてもしっかりと確認しておきましょう。例えば、仕事中や会議中に掃除機の音がすると業務に支障が出てしまうというオフィスもあるでしょう。かといって夜間や土日の清掃を依頼すると料金が高くなってしまう可能性もあります。そのため、清掃時間は平日の朝や終業間際の時間帯がおすすめです。

清掃会社とのトラブルを防ぐ方法

次に、清掃会社とのトラブルを防ぐための方法についてご紹介します。 

マナーに関するトラブル

清掃会社とのトラブルの中でも比較的多くみられるのがマナーに関するトラブルです。特に、顧客が出入りするオフィスで清掃スタッフのマナーや態度が悪い場合には、会社の印象を悪くしてしまうことにもつながりかねません。

このようなトラブルを防ぐためには、契約の際にどのようなスタッフが来るのかを事前にしっかりと確認しておく必要があります。また、業者選びの際に、口コミを参考にするのもおすすめです。 

対応力についてのトラブル

清掃スタッフが思うように働いてくれないという不満も、トラブルにつながりやすくなります。例えば高所での作業や重たいものを運ぶ作業が必要な際、スタッフによっては対応できないというパターンもあるでしょう。

このように、清掃スタッフに依頼が難しいような作業をお願いしたい場合には、まずは清掃会社へ連絡して、その作業を他のスタッフに依頼できるか確認してみるとよいでしょう。

金額に関するトラブル

金額に関するトラブルも決して少なくはありません。費用が思ったよりも高くなってしまったというケースは、比較的多く見られるトラブルです。これらのトラブルは、清掃会社との契約を時間単価で行なっていることが原因であることが多いようです。なぜなら、時間単価が格安だったとしても、掃除が長引いてしまうと最終的に割高になってしまうからです。

このような金額に関するトラブルを避けるためには、契約の前段階で総額の見積りを出してもらうことが大切です。時間単価だけで納得するのではなく、実際に現場調査を依頼した上で、総額の見積りを出してもらうようにしましょう。

まとめ

今回は、オフィス清掃を外部に依頼する際の確認事項や、トラブルを防ぐためのポイントについてご紹介しました。オフィス清掃を初めて依頼する方は、セキュリティ対策、そして清掃内容や清掃時間の確認を行うことが大切です。マナーや対応力、金額に関するトラブルも多くなっているため、見積もりや打ち合わせの際に細かく納得がいくまで尋ねておくようにしましょう。