オフィス清掃を外注しているもののコストに満足がいっていない、クオリティに不満を感じているという方も多いのではないでしょうか。これらの不満を感じている場合には、オフィス清掃業者の乗り換えを検討するのがおすすめです。そこで今回は、業者を乗り換える際の流れと注意点についてご紹介します。

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オフィス清掃業者の乗り換えを検討すべきタイミング

まずは、オフィス清掃業者の乗り換えについて、検討を始めるべきタイミングをご紹介します。

コストを見直したい

オフィス清掃を外注している人の中で、特に悩みの種となっているのがコストについてです。コストを削減したいけれど、掃除のクオリティは下げたくないという方は、一度乗り換えを検討してみてもよいでしょう。

とはいえ、低価格をうたった業者に依頼したものの時間単価は低価格であっても、作業が長引くため最終的に大きなコストがかかってしまうというケースも少なくありません。清掃内容が費用に見合ったものであるか、清掃を依頼している内容は本当に必要かどうかを検討しましょう。

清掃のクオリティに満足できていない

清掃のクオリティに満足できていないという経営者の方もいるでしょう。きちんと清掃が行われていない場合だけでなく、コストに見合った作業と感じないという場合にも乗り換えを検討するタイミングといえるでしょう。

対応力に不満がある

清掃スタッフによっては、対応力やマナーに差があることもあります。清掃スタッフは、オフィス内で働くため外部の訪問者から見るとその会社の内部の人間と見られてしまうこともあるでしょう。マナーが悪い、挨拶ができない人が清掃スタッフにいると、会社のイメージダウンにもつながるため、ぜひ早めに業者の乗り換えを検討してみてください。

オフィス清掃業者を乗り換える流れと注意点

次に、オフィス清掃業者を乗り換える方法について、流れに沿ってご紹介します。 

契約書をチェックする

まずは、清掃会社との契約内容について確認してみましょう。契約書には、契約期間、解約通告時期、清掃内容、料金などが細かく記載されています。基本的には、契約期間内には解約ができないため、期間満了のタイミングをしっかりとチェックしておきましょう。また、解約できる時期を過ぎてしまうと自動更新されてしまうため注意が必要です。

不満を明確にする

契約書をチェックすると同時に、現在依頼しているオフィス清掃業者への不満を洗い出してみましょう。どのような部分に不満があるのか、コストや内容、頻度についてもしっかりと整理しておくことで、清掃業者を乗り換える際にあらかじめ細かく確認することができるでしょう。

解約を行う

契約期間の満了とともに、解約通告を行います。解約通告時期が迫っている場合には、乗り換え先の業者探しと解約手続きを同時に進めていきましょう。事前に計画を立てた上で、いくつかの業者に目星をつけておくとよいでしょう。

乗り換え先のオフィス清掃業者を決める

乗り換え先の業者を探す際には、不満を解消し要望をしっかりと実現してくれるような業者を探すことが大切です。ある程度候補となる業者が絞れたら、現地調査を依頼し細かい見積もりを依頼して、比較・検討を行ってください。業務を開始してもらいたい時期の少なくとも2ヶ月前には申し込みを行いましょう。

まとめ

今回は、清掃業者を乗り換える際の流れや注意点について詳しくご紹介しました。コストやクオリティについて不満がある場合には、清掃業者の見直しを検討するタイミングでもあります。まずは、現在抱えている課題を明確にし、それらをきちんと叶えてくれるような清掃業者を見極めることがとても大切です。解約通告時期に注意しながら、スムーズに乗り換えを進めていきましょう。