オフィスをキレイに保つためだけでなく、限られたリソースを有効に活用するためにオフィス清掃を取り入れる会社が増えています。しかし、オフィス清掃の外注を考えている方の中には、そのメリットとデメリットがいまいちよくわからないと考えている方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、オフィス清掃を外注するメリットとデメリットについて詳しくご紹介します。

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そもそもオフィス清掃とは

そもそも、オフィス清掃とは一体どういったサービスなのでしょうか。オフィス清掃には、日常清掃と定期清掃、さらに巡回清掃などがあります。日常清掃には、デスク周りやトイレなどの日常的な清掃が含まれます。一方で、定期清掃はワックスがけやエアコンの掃除などの集中的な清掃、巡回清掃では外部の落ち葉掃きや階段の手すり拭きなどが行われます。

オフィス清掃を外注するメリットとは？

まずは、オフィス清掃を外注するメリットについてみていきましょう。

効率よく業務に取り組める 

オフィス清掃を外注するにあたって、一番のメリットと感じる方が多いのが効率よく業務に取り組めるという点です。自社の社員で清掃を行う自社清掃の方が、一見コスト削減につながっているかのように見えますが、思った以上に時間や手間がかかってしまいます。実際に掃除をする時間だけでなく、掃除に必要な道具を買い揃える時間と費用、役割分担を決める労力が必要になります。

例えば、10名の社員が毎日10分間ずつ清掃を行うとすると、1日100分もの時間が清掃にとられていることになります。一か月あたりにする合計50時間となり、大きなリソースを清掃に使ってしまうことになりかねません。このように、清掃に当てていた時間を本来の業務に充てることによって、業務効率を高め生産性の向上が期待できるでしょう。 

建物の価値を保つ

自社ビルのオフィスを使用している場合、会社の財産でもある建物の価値を保つことは重要なことです。清掃を外注することで、掃除のエキスパートが建物をキレイにしてくれるため、建物の価値を保つことにもつながるでしょう。

また、賃貸のオフィスだったとしても、オフィスを汚く使っていると、退去の際にクリーニング費用が大きくかかってしまう可能性があります。このように、清掃のプロに依頼するだけで、長い目で見ると会社の財産を守ったり、余分な出費を防いだりすることにつながるでしょう。

美観回復&会社の印象アップにつながる

自社清掃で基本的な日常清掃のみを行い、定期清掃のみを外注するという活用も可能です。定期清掃とは、普段の掃除ではできないようなワックスがけや、エアコンの清掃などを指します。定期清掃を行えば、オフィス内の美観が回復するというだけでなく、会社の印象アップにもつながります。

特に来客のあるオフィスであれば、美しいオフィスを保つことはそのまま会社の印象アップにも直結するでしょう。また、そこで働く社員のモチベーションアップになることはいうまでもありません。 

オフィス清掃を外注するデメリットとは？

次に、オフィス清掃を外注するデメリットについてみていきましょう。 

コストがかかる

清掃の外注を検討している人にとって一番気がかりなのが、やはりそのコストについてではないでしょうか。プロに清掃を外注することで、どうしてもある程度のコストがかかってしまいます。しかし、上記でも述べたように、社員による自社清掃を行う場合でも本来業務に充てる時間が清掃に当てられることで見えないコストがかかっていることを理解しておきましょう。

清掃の外注にかかるコストを少しでも下げたいという方は、できるだけオフィスに近い場所に拠点を持っている清掃業者を選ぶ、清掃の日数や清掃箇所を抑えるなど、清掃会社に相談してみるのがおすすめです。

セキュリティ対策が必要になる

オフィス清掃を外注する際に気をつけておきたいのがセキュリティ対策についてです。オフィス清掃を外部の会社に依頼すると、当然社員以外の人の出入りが発生することになります。どんなに信頼できる清掃会社であったとしても、情報漏洩や窃盗などのトラブルが絶対に起きないという保証はありません。

社員の私物をきちんと管理できるようにロッカーを整備したり、社外秘情報の管理をもう一度見直したりなどの対策を行いましょう。

美化意識が定着しにくい

自社清掃を行っていると、やはり自分の手でオフィスの掃除を行うことから美化意識が定着しやすくなります。せっかく掃除をしたのだからできるだけキレイに使いたいという気持ちが芽生えるのは自然なことといえるでしょう。オフィス清掃業者に掃除を外注したとしても、整理整頓の徹底や、退勤前のデスク整理などを呼びかけるようにしましょう。

オフィス清掃業者の選び方

メリットとデメリットを考慮した上でオフィス清掃を業者に外注したいと考えている方に向けて、上手な清掃業者の選び方をご紹介します。

清掃範囲を確認する

オフィス清掃と一言でいっても、その内容は様々です。例えば、日常清掃のみを行なっているところもあれば、高い場所にある窓拭きを得意としている清掃会社、さらにエアコンや水回りなどの特定分野に力を入れている清掃会社などがあります。複数の清掃会社に清掃箇所を分けて依頼してしまうと余計な費用がかかってしまうため、必要に応じてしっかりと利用金額をシュミレーションしておくことが大切です。

複数の清掃会社によるプランを組み合わせて使用する、もしくは日常清掃から定期清掃までオールラウンダーに行ってくれる清掃会社にすべてを任せるという2つの方法を比べた上で、オフィスの広さや利用状況などを考慮してプランを選ぶようにしてください。

カスタマイズできるかチェックする

オフィス清掃業者を検討する場合には、清掃内容をカスタマイズできるかどうかもチェックして下さい。オフィス清掃業者の中には、オフィスの広さや汚れ具合に合わせて清掃する範囲や頻度をカスタマイズできるところもあります。また、オフィスだけでなく倉庫や工場などに対応できる清掃会社もあるでしょう。基本プランを抑えた上で、ある程度融通がきくかどうかもしっかりとチェックしておきましょう。

会社の実績をチェックする

オフィス清掃の業者選びは、信頼できる業者を選ぶことがとても大切です。なぜなら、清掃スタッフは社員のみが立ち入り可能なエリアに自由に出入りすることになるからです。そのため、ホームページや口コミサイトを参考にしながら、清掃業者の実績を必ずチェックしておきましょう。

マナーとモラルをチェックする

清掃業者と長い付き合いを考えているのであれば、清掃スタッフのマナーとモラルもしっかりとチェックしておきたいところです。オフィス清掃のスタッフは、一般の人や訪問者から見ると自社のスタッフと勘違いされることも少なくありません。きちんと挨拶ができているか、 身だしなみに乱れはないかどうかなども確認しておきましょう。 

自社施工かどうか確認する

清掃会社の中には受注のみを受け付け、実際の清掃を別会社に依頼するという会社も少なくありません。しかし、このようなケースでは、中間マージンがかかってしまうため最終的な費用が高つく傾向にあります。コストカットを行いたいという方は、見積もりから施工まで全て自社で行なっている清掃会社を選ぶようにしましょう。

まとめ

今回は、オフィス清掃を外注した場合のメリットやデメリットについて、さらにオフィス清掃会社の選び方のポイントについてご紹介しました。オフィス清掃を外注することで業務を一気に効率化することが出来ます。

また、美しいオフィスを保つことは会社の印象アップにもつながるでしょう。清掃会社を選ぶ際には、実際の契約内容だけでなく、清掃スタッフのマナーやモラルについてや、自社施工を行っているかどうかについてチェックしておきましょう。