オフィス清掃には、業務の効率アップをはかったり、会社のイメージアップにつながったりとさまざまなメリットがあります。そこで今回は、オフィス清掃を外部に依頼するときの流れと、自社清掃を行うときの流れについてご紹介します。後々トラブルにならないよう、順序立てて進めていくことが大切です。

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オフィス清掃を外部に依頼する時の流れ

まずは、オフィス清掃を外部に依頼するときの流れについてご紹介します。

依頼したい清掃の範囲と頻度を決める

オフィス清掃を外部に依頼すると決めたら、まず依頼したい掃除の範囲と頻度を決める必要があります。例えば、フロアの掃除は自社で行いトイレは週に3回清掃会社に依頼する、日常的な清掃は自社で行いフロアクリーニングやワックスがけなどの定期清掃のみ3ヶ月に1回清掃会社に依頼するなど、必要に応じて依頼したい内容と頻度を決めてください。

オフィス清掃会社を探す

どの程度の清掃を外注するか社内で意見がまとまったら、実際にオフィス清掃会社を探します。清掃会社を探す際には、できるだけオフィスの近くに拠点がある会社を選ぶことで、出張費用を抑えることが出来ます。また、それぞれの会社によって得意な清掃分野や料金体系が異なるため、いくつかの清掃会社を比べてみるのがよいでしょう。

現地調査

依頼したい清掃会社が決まったら、実際に問い合わせを行い現地調査を依頼します。現地調査では、オフィスの広さや汚れの具合を目で見て確認した上で見積もりが出されます。複数の見積もりをとることは、相場を把握し適正価格を見極めることにもつながるため、ぜひ相見積もりを取ることをおすすめします。

契約・オフィス清掃スタート

見積もりに問題がなければ、契約に進み実際のオフィス清掃がスタートします。オフィス清掃をスタートする前には、オフィス内のセキュリティ対策をもう一度見直しましょう。社内に社員以外の人が出入りすることになるため、重要書類の取扱いや機密データの取り扱いに十分注意するよう社員に呼びかけておくことが大切です。

自社清掃を行う場合の流れ

オフィス清掃を外部に依頼しつつも、部分的な清掃は自社で行いたいというケースも少なくありません。ここでは、自社清掃をスムーズに行うための流れについてもご紹介します。 

業務として位置付け、周知徹底させる

自社清掃を取り入れると決めたら、清掃は業務の一貫として位置づけることが大切です。なぜなら、各社員の裁量に任せてしまうと、どうしても取り組みに幅が出てしまうからです。さらに、やる人とやらない人が出てきて、不公平感にもつながってしまうでしょう。気づいた人や意欲のある人だけが行うボランティアとして位置づけるのではなく、業務の一貫として1日のスケジュールに組み込むのがポイントです。

掃除時間を決める

自社清掃をより定着させるためには、掃除時間を決めるのがおすすめです。例えば、朝礼終了後の10分間を使って全員で清掃を行うという取り組みを行っている会社もあります。この際、役職が上の社員や上層部は掃除に参加しないというケースもありますが、社員全体の士気を下げてしまうことにもつながりかねません。できるだけ、全社員で取り組むようにしましょう。

共有部分の当番を決める

自分のデスク周りの清掃は比較的スムーズに行えるものの、やはり問題となるのがトイレやエントランス、廊下などの共用部分についてです。共有部分は、社員だけでなく訪問者も使用するため、しっかりとキレイに保たなければなりません。

気づいた人が掃除を行うのではなく、当番制にしてきちんと役割を明確にするのがポイントです。また、あまりにも負担が大きすぎるという場合には、共有部分の清掃を清掃会社に外注するのもよいでしょう。

まとめ

今回は、オフィス清掃を外部に依頼する場合と、自社で行う場合のそれぞれの流れについて詳しくご紹介しました。外部に依頼する場合には、まずは清掃の範囲と頻度を明らかにしておくことが大切です。また、自社で清掃を行う場合には、業務の一環として位置付けて清掃時間や当番を決めておくことで、より定着させられるでしょう。